Ausnahmesituationen behandeln

Während der Durchführung einer Aufgabe können Ausnahmesituationen auftreten, die ein Ab­weichen vom normalen Gang der Dinge erfordern. Die entsprechenden Aufgabenaktionen werden in der Aufgabenansicht als [Schaltflächen] sowie als Aktionen im Aktionsmenü bzw. Kontextmenü unter   Aufgabe  angeboten. Was hier im einzelnen angeboten wird, hängt na­tür­lich von der Rolle des Benutzers als Auftraggeber oder Auftragnehmer ab.

  Aufgabe    Beanstanden : Eingabedaten enthalten Fehler. Der Auftragnehmer kann in der Auf­gaben­ansicht unter den fehlerhaften Datenfeldern seine Beanstandungen ein­tra­gen und die [Aufgabe beanstanden]. Beanstandungen von Eingabedatenfeldern kön­nen auch eingegeben und mit [Formular sichern] gesichert werden, ohne die Auf­gabe tat­säch­lich zu bean­stan­den. Solche vorläufigen Beanstandungen sind für den Auf­trag­geber nicht sichtbar, so­lange die Aktion [Aufgabe beanstanden] nicht aus­geführt wird; sie können beliebig verändert oder auch wieder gelöscht werden.

Nach der Aktion sind die Beanstandungen dem Auftraggeber zugäng­lich. Nach einer Kor­rektur kann er die Aufgabe erneut starten.

  Aufgabe    Zurückziehen : Aufgabenstellung muss geändert werden. Der Auftrag­ge­ber kann die [Aufgabe zurückziehen], um etwa zusätzliche Ein- oder Ausgabedaten oder andere Werte für vorhandene Ein­gabedaten anzugeben. Nach einer Korrektur kann die Auf­gabe erneut gestartet werden.

  Aufgabe    Erledigung beanstanden : Ausgabedaten enthalten Fehler. Der Auftrag­ge­ber kann in der Aufgabeansicht unter den fehlerhaften Datenfeldern seine Be­an­stan­dun­gen ein­tragen und die [Erledigung beanstanden]. Beanstandungen von Ausgabe­daten­fel­dern können auch eingege­ben und mit [Formular sichern] gesichert werden, ohne die Er­ledigung tat­sächlich zu beanstanden. Solche vorläufigen Bean­stan­dungen sind für den Auftragnehmer nicht sichtbar, solange die Aktion [Erledigung beanstan­den] nicht aus­geführt wird; sie können belie­big verändert oder auch wieder gelöscht werden.

Nach der Aktion sind die Beanstandungen dem Auftragnehmer zugäng­lich. Nach einer Korrektur kann er die Aufgabe erneut erledigen.

  Aufgabe    Erledigung zurückziehen : Ausgabedaten enthalten Fehler. Der Auftragneh­mer kann die [Erledigung zurückziehen], um die Ausgabedaten zu korrigieren. Nach einer Kor­rektur kann die Aufgabe erneut erledigt werden.

  Aufgabe    Zurückweisen : Auftragnehmer kann (oder will) die Aufgabe nicht aus­füh­ren (feh­lende Zuständigkeit, Urlaub, Krankheit). Der Auf­trag­nehmer kann die [Auf­ga­be zurück­weisen], der Aufgabenzustand ändert sich in zurück­ge­wiesen.

Eine zurückgewiesene Aufgabe kann vom Auftraggeber verändert und wieder ge­star­tet werden. Mögliche Ver­än­derungen schließen die Zuweisung neuer Auftrag­nehmer und die Definition neuer Daten­felder ein.

  Aufgabe    Übernahme zurückziehen : Zusage, die Aufgabe auszuführen, muss wider­rufen wer­den. Der Auftragnehmer kann die [Übernahme zurückziehen]. Der Auftrag­nehmer kann daraufhin die Aufgabe beanstanden, zurückweisen oder doch noch er­le­di­gen. Der Auf­trag­geber seinerseits kann die Aufgabe zurückziehen, stornieren oder auf die Er­le­di­gung warten.

  Aufgabe    Stornieren : Grund für die Aufgabe ist weggefallen. Der Auftraggeber kann die [Auf­gabe stornieren]. Eine stornierte Aufgabe wird nicht weiter bearbeitet. Der Auf­trag­geber kann eine solche Aufgabe allerdings reaktivieren, überarbeiten und er­neut starten (oder zu einem späteren Zeitpunkt einfach neu starten).

  Aufgabe    Delegieren : Andere Benutzer sind geeigneter für die Überwachung oder Durch­führung der Aufgabe. Der Auftraggeber oder Auftrag­nehmer kann die [Aufgabe delegieren] an andere Benutzer. Wenn man eine Aufgabe delegiert, kann man trotz­dem noch Auftraggeber oder Auftragnehmer bleiben, indem man das entsprechende Käst­chen im Aktionsformular ankreuzt.

Es gibt noch zwei weitere Aktionen, durch die man Aufgaben in einem Endzustand (ab­ge­nom­men, storniert oder abgeschlossen) erneut verwenden kann.

  Aufgabe    Reaktivieren : Der Auftraggeber versetzt die Aufgabe in einen Zustand, wo er alle Angaben zur Aufgabe ändern kann, um sie dann erneut mit den geänderten An­ga­ben (Auftragnehmer, Eingabedaten, Zeitrahmen) zu starten.

  Aufgabe    Neu starten : Der Auftraggeber startet die Aufgabe mit der vorhandenen Spezi­fikation einfach wieder neu. Beachten Sie, dass bei einem einfachen Neustart et­waige Werte von Eingabedaten und der Fälligkeitstermin erhalten bleiben.

Der Auftraggeber kann weitere Auftragnehmer benennen und andere von der Aufgabe ent­fer­nen, und zwar mit

  Aufgabe    Zuweisen : Die Aktion ist nicht in Endzuständen einer Aufgabe möglich und auch nicht, wenn die Aufgabe gerade in Be­arbeitung durch die aktuellen Auf­trag­neh­mer ist (gestartet oder übernommen). In manchen Zuständen (z.B. zurück­ge­wie­sen) kön­nen auch Auftragnehmer diese Aktion ausführen und sich so etwa von der Auf­gabe zurückziehen.

Bis auf Delegieren und Zuweisen haben alle die oben aufgeführten Aktionen kein eigenes Ak­ti­ons­formular, d.h. die Aktion wird ohne weiteres durchgeführt, weil sie ja im wesentlichen in einer Zustandsänderung der zugrundeliegenden Aufgabe besteht. Die nötigen Angaben zur Aktion (Bemerkungen für das Ablaufprotokoll, Beanstandungen, Eingabe- oder Aus­gabe­da­ten) müssen vor Ausführung einer Aufgabenaktion in der Aufgabenansicht eingetragen und nötigen­falls mit [Formular sichern] gesichert werden. Bei der eigentlichen Aufgabenaktion wird nur geprüft, ob die erwarteten Daten vorliegen. Wenn Daten fehlen, erfolgt eine Fehler­mel­dung oder eine Warnung in Form eines Hinweises.

Die Änderungen des Aufgabenzustands durch die Aktionen werden in der folgenden Tabelle zusammen­gefasst.

 

Aktion	Zustand vor Aktion	Zustand nach Aktion
starten	initial, beanstandet, zurückgezogen, zurückgewiesen, reaktiviert	gestartet
übernehmen	gestartet	übernommen
erledigen	gestartet, übernommen	erledigt
beanstanden	gestartet	beanstandet
Übernahme zurückziehen	übernommen	gestartet
Erledigung zurückziehen	erledigt	übernommen
zurückweisen	gestartet	zurückgewiesen
abnehmen	erledigt	abgenommen
Erledigung beanstanden	erledigt	übernommen
stornieren	jeder Zustand außer abgenommen und storniert	storniert
zurückziehen	gestartet, übernommen, erledigt	zurückgezogen
neu starten	abgenommen, storniert	gestartet
reaktivieren	abgenommen, storniert	reaktiviert

 

Wenn bei der Bearbeitung einer Aufgabe ein Zustand eintritt, der vom normalen Gang der Dinge (starten – übernehmen/erledigen – abnehmen) abweicht, wird dies auch durch ein ver­ändertes Aufgabensymbol in der Ordnerübersicht etwa der Aufgabenliste kenntlich gemacht. Die verschiedenen Aufgabensymbole haben die folgende Bedeutung:

  steht für eine Aufgabe, die noch nicht gestartet wurde oder sich im normalen Be­ar­bei­tungs­ablauf befindet, aber noch nicht erledigt wurde.

  steht für eine erledigte Aufgabe. Auch die Aufgabenzustände abgenommen und ab­ge­schlos­sen (nach der Aktion fertigstellen durch den Auftraggeber) zeigen die­ses Sym­bol.

  steht für eine Aufgabe, bei der der normale Bearbeitungsablauf durch Aktionen wie be­an­standen, Erledigung zurückziehen, Erledigung beanstanden usw. zurückgesetzt wurde. Wenn die Aufgabe durch eine entsprechende Aktion, z.B. ein erneutes Starten oder Erledigen nach einer Beanstandung, wieder in den normalen Gang der Bear­bei­tung zurückkehrt, wird sie wieder durch das entsprechende Symbol für zu bearbeiten­de oder erledigte Aufgaben dargestellt.

  steht für eine stornierte Aufgabe. Solche Aufgaben können gegebenenfalls mit an­de­ren Daten oder Auftragnehmern neu gestartet werden (Aktionen reaktivieren und neu starten).

In der Aufgabenansicht werden die möglichen Aktionen als Schaltflächen angeboten. Die an­ge­botenen Aktionen hängen vom Zustand der Aufgabe und der Eigenschaft des Benutzers als Auf­traggeber oder Auftragnehmer ab. Bei einer Aufgabe im Zustand gestartet z.B. können Sie als Auftragnehmer die Aufgabe übernehmen, erledigen, beanstanden und zurück­weisen, als Auftraggeber können Sie sie zurückziehen und stornieren; in beiden Fällen können Sie die Auf­gabe in Ihrer jeweiligen Rolle delegieren.

Wenn Sie den Bereich ‚Zustand‘ der Aufgabenansicht aufklappen, werden die möglichen Zu­stände der Aufgabe angezeigt. Der aktuelle Zustand wird in blass-orange angezeigt. Zustände, die durch eine Auf­trag­nehmer­aktion erreicht werden können, werden in blau dargestellt, Zu­stände, die durch eine Auftraggeber­aktion erreicht werden können, in grün. Durch Klicken auf einen Zielzustand können Sie die entsprechende Aktion ebenfalls auslösen.