Mitgliedergruppen sind ein nützliches Werkzeug, um die Mitgliedschaft in Arbeitsbereichen und die Zugriffsrechte zu verwalten. Insbesondere können Sie eine Mitgliedergruppe dazu benutzen, die Zuordnung von Personen zu Rollen und den damit verbundenen Zugriffsrechten an einem einzigen Platz zu speichern und zu bearbeiten. Sie können diese Informationen für alle Benutzer Ihres BSCW-Servers nutzbar machen, indem Sie die Gruppe bei der Einladung in Arbeitsbereiche sichtbar machen. Damit steht die Gruppe als Ganzes für die Einladung zu einem beliebigen Arbeitsbereich zur Verfügung. Mitgliedschaft und Rollenzuweisung in der Gruppe wird bei Änderungen automatisch an allen Stellen aktualisiert, wo die Gruppe als Ganzes auftritt.
• Erstellen Sie Arbeitsbereiche für diejenigen kleineren Personengruppen, die durch ihre Funktion oder die Aufgabe, an der sie arbeiten, für Ihr Anwendungsgebiet in BSCW wichtig sind und die Sie als Gruppe behandeln möchten.
• Wählen Sie im oberen Menü eines solchen Arbeitsbereichs bzw. auf seiner Mitgliederseite Datei Zugang Gruppe anzeigen , um die Gruppe als Ganzes für alle Benutzer Ihres BSCW-Servers zur Einladung in Arbeitsbereiche verfügbar zu machen. Der Name der Gruppe ist ‚Mitglieder von Arbeitsbereichsname‘. Klicken Sie auf [OK].
Hinweis: Diese Aktion ist standardmäßig nur für Manager vorgesehen.
• Sie (und andere Benutzer) können nun diese Mitgliedergruppen als Ganzes in beliebige Arbeitsbereiche einladen: im Aktionsformular ‚Mitglied einladen‘ wählen Sie ‚Nach BSCW-Gruppen suchen‘, geben einen Suchbegriff ein und übertragen eine oder mehrere der gefundenen Gruppen ins Feld ‚Ausgewählte Benutzer‘. Die Gruppen werden als Ganzes Mitglieder des Arbeitsbereichs.
Wenn Sie die Einladbarkeit einer Mitgliedergruppe rückgängig machen wollen,
• wählen Sie im oberen Menü eines solchen Arbeitsbereichs bzw. auf seiner Mitgliederseite Datei Zugang Gruppe verbergen .
Hinweis: Für Mitgliedergruppen von Gemeinschaftsarbeitsbereichen, d.h. von Arbeitsbereichen mit einer Gemeinschaft als Mitglied, wird die Verfügbarkeit für Einladungen in andere Arbeitsbereiche durch die Aufnahmeregelung der Gemeinschaft bestimmt. Bei einer verborgenen Gemeinschaft kann die Mitgliedergruppe des entsprechenden Arbeitsbereichs nicht in andere Arbeitsbereiche eingeladen werden, bei geschlossenen und offenen Gemeinschaften, die sowieso schon für alle Benutzer sichtbar sind, ist dies möglich. Die Aktionen Gruppe anzeigen und Gruppe verbergen sind bei solchen Mitgliedergruppen daher nicht möglich.
Wenn Sie die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs X in einen Arbeitsbereich Y einladen, werden ‚Mitglieder von X‘ Mitglied von ‚Mitglieder von Y‘, d.h. ‚Mitglieder von X‘ sind in ‚Mitglieder von Y‘ enthalten. Diese Beziehung zwischen den Mitgliedergruppen bedingt die umgekehrte Beziehung zwischen den entsprechenden Arbeitsbereichen: Arbeitsbereich Y wird automatisch zu einem Teil von Arbeitsbereich X, d.h. ist in Arbeitsbereich X enthalten (siehe auch 4.1.4.2 Einbetten eines Arbeitsbereichs in einen anderen, wo Arbeitsbereiche ineinander eingebettet werden mit analogen Folgen für die Mitgliedergruppen).
Hinweis: Alle Mitglieder einer eingeladenen Gruppe erhalten bezüglich des Arbeitsbereichs, in den sie eingeladen werden, die Rolle, in der sie eingeladen werden – lediglich die eingeschränkten Mitglieder werden zu anonymen Mitgliedern (haben also nur Lese-, kein Info-Recht mehr). Wenn ein Mitglied durch eine solche Einladung mehrere Rollen hat, hat es alle Rechte, die sich aus den verschiedenen Rollen ergeben.
Sie können diesen Mechanismus dazu verwenden, um eine hierarchische Organisation auf BSCW-Arbeitsbereiche und ihre Mitgliedergruppen abzubilden. Erzeugen Sie zunächst Arbeitsbereiche für alle Organisationseinheiten, dann laden Sie die Benutzer, die zu den untersten Einheiten gehören, zu den entsprechenden Arbeitsbereichen ein und fügen die Mitgliedergruppen dieser Arbeitsbereiche ihrem Adressbuch hinzu. Als nächstes laden Sie die Mitgliedergruppen der untersten Einheiten zu den Arbeitsbereichen eine Ebene höher, zu denen sie gehören, ein (eventuell zuzüglich einiger Manager und Stabsangehöriger). Indem Sie sich so die Organisationshierarchie hinaufarbeiten, erzeugen Sie eine entsprechende Hierarchie von Mitgliedergruppen und Arbeitsbereichen.
Hinweis: Wenn Sie vorhaben, große Mitgliedergruppen zu erzeugen, wo die weit überwiegende Mehrheit der Mitglieder dieselbe Rolle innehat, sollten Sie aus Performanzgründen die Verwendung von Gemeinschaften in Betracht ziehen.