Freigabeprozess festlegen

Sie können Ordner oder einzelne Dokumente nur unter Freigabe stellen, wenn Sie der Mana­ger des Arbeitsbereichs sind, in dem sich der Ordner oder das Dokument befinden.

Sie stellen einen ganzen Ordner und damit die in ihm enthaltenen Dokumente unter Freigabe, wenn Sie z.B. ein Standard-Freigabeverfahren festlegen wollen, das für alle Dokumente eines bestimmten Ordners gelten soll. Sie gehen dazu folgendermaßen vor.

•      Wählen Sie Aktion  Ändern    Eigenschaften  im Aktionsmenü des Ordners und gehen Sie in die Ab­teilung „Dokumentfreigabe“ des Aktionsformulars (fehlt diese Abteilung, dann sind Sie nicht Manager). Sie können den Freigabeprozess auch schon bei der Erzeu­gung eines Ordners festlegen.

•      Sie haben nun die Möglichkeit, einen eigenen Freigabeprozess zu definieren (Option ‚Freigabeprozess festlegen‘). Sollte für den übergeordneten Ordner bereits ein Frei­gabe­prozess definiert sein, können Sie diesen Prozess übernehmen (Option ‚Ein­stel­lun­gen übernehmen‘).

•      Für die Festlegung eines eigenen Freigabeprozesses wählen Sie die entsprechende Op­tion. Bestimmen Sie zunächst, ob der Freigabeprozess automatisch gestartet werden soll, wenn ein Dokument in den Ordner hochgeladen oder eingefügt wird. Das ist z.B. dann angezeigt, wenn der Ordner keine Entwürfe, sondern ausschließlich End­fas­sun­gen von Dokumente für die Freigabe enthalten soll.

•      Klicken Sie dann auf [Freigabeschritt hinzufügen].

•      Geben Sie wahlweise eine Beschreibung des Freigabeschritts an.

•      Legen Sie fest, ob bei mehreren Prüfern die Prüfung durch einen Prüfer ausreicht oder ob alle Prüfer dieses Schritts ein Dokument akzeptieren müssen, damit es als akzeptiert gilt (bei der Zurückweisung reicht immer ein Prüfers aus, um ein Doku­ment zurückzuweisen).

•      Bestimmen Sie schließlich die Prü­fer, d.h. die Benutzer, die für die Prüfung eines Dokuments in diesem Schritt ver­ant­wortlich sind.

Hinweis: Prüfer müssen nicht Mitglieder des Arbeitsbereichs sein, in dem sich die zu prüfenden Doku­mente befinden. Sie erhalten für die Prüfung gesonderten Zugriff auf solche Dokumente.     
Ein und derselbe Benutzer kann nicht mehrfach an der Prüfung eines Dokuments mit­wirken.

•      Wiederholen Sie das Hinzufügen von Freigabeschritten so oft wie gewünscht.

•      Benutzen Sie die Pfeile Nach oben und Nach unten, um die Reihenfolge der Schritte zu ändern, und Entfernen, um bereits erzeugte Schritte wieder zu entfernen.

•      Sie können die einzelnen Schritte ändern, indem Sie sie ausklappen (klicken Sie auf Ausklappen) und alle Angaben nach Wunsch verändern: Be­schrei­bung, einzelner Prüfer aus­rei­chend oder nicht und verantwortliche Prüfer.

•      Klicken Sie auf [OK], um den Freigabeprozess für den Ordner festzulegen.

Nachdem Sie den Freigabeprozess für den Ordner festgelegt haben, können Sie für alle Doku­mente, die sich schon im Ordner befinden, diesen Freigabeprozess starten. Die Freigabe star­tet automatisch bei hochgeladenen oder eingefügten Dokumenten, wenn Sie das so festgelegt haben. Der Ablauf der Dokumentfreigabe wird weiter unten beschrieben.

Sie können auch einzelne Dokumente unter Freigabe stellen, um z.B. einen Freigabeprozess fest­zulegen, der vom Standardverfahren eines Ordners abweicht. Die Vorgehensweise gleicht der bei Ord­nern.

•      Wählen Sie Aktion  Ändern    Eigenschaften  im Aktionsmenü des Dokuments und gehen Sie in die Ab­tei­lung „Dokumentfreigabe“ des Aktionsformulars (fehlt diese Abteilung, dann sind Sie nicht Manager).

•      Definieren Sie den Freigabeprozess, indem Sie zunächst auf die Opti­ons­schaltfläche ‚Freigabeprozess festlegen‘.

•      Fahren Sie fort, indem Sie mit Klicken auf [Freigabeschritt hinzufügen] Ihren Frei­ga­be­prozess definieren, wie es oben für Ordner beschrieben wurde.