Freigabeprozess ändern

Als Manager können Sie den Freigabeprozess für Dokumente und Ordner jederzeit auch wie­der ändern, allerdings nicht für Dokumente, die sich gerade in Prüfung befinden.

•      Wählen Sie   Ändern    Eigenschaften  im Aktionsmenü des Ordners oder Dokuments, dessen Freigabeprozess Sie ändern möchten, und gehen Sie in die Ab­tei­lung „Doku­ment­freigabe“ des Aktionsformulars (fehlt diese Ab­teilung, dann sind Sie nicht Mana­ger).

•      Sie haben jetzt verschiedene Möglichkeiten:

•      Mit der Option ‚Kein Freigabeprozess‘ können Sie festlegen, dass der für den über­geordneten Ordner festgelegte Freigabeprozess nicht übernommen wird.

•      Mit der Option ‚Einstellungen übernehmen‘ können Sie den Freigabeprozess des über­geordneten Ordners übernehmen und damit auch einen für das Dokument oder den Ordner geltenden Freigabeprozess über­schreiben.

•      Mit der Option ‚Freigabeprozess festlegen‘ können Sie einen neuen Prozess de­fi­nieren oder den gegebenenfalls vor­han­de­nen Freigabeprozess verändern, in­dem Sie Freigabeschritte ändern, hinzufügen, löschen oder verschieben.

•      Klicken Sie [OK], um den geänderten Freigabeprozess für den Ordner oder das Doku­ment festzulegen.

Wenn Sie den Freigabeprozess für einen Ordner geändert haben, gilt er nun für alle ent­hal­te­nen Doku­mente und Ordner, es sei denn, dass sie für diese Dokumente und Ordner individuell einen Freigabeprozess festgelegt haben. Auch wenn sich ein Dokument bereits in Prüfung be­fin­det, bleibt der Freigabeprozess so, wie er beim Start der Freigabe festgelegt war – auch im Fall einer erneuten Prüfung nach Zurückweisung.