Terminabstimmungen erzeugen und ändern

Sie erzeugen eine Terminabstimmung wie folgt:

•      Wählen Sie  Datei    Neu    Terminabstimmung  im oberen Menü.

•      In der Abteilung ‚Allgemeines‘ des Aktionsformulars ‚Neue Terminabstimmung‘ ge­ben Sie die folgenden Einzelheiten der ge­plan­ten Terminabstimmung an.

•      Name und wahlweise Überschrift, Tags und Beschreibung. Die Überschrift er­scheint oben im Abstimmungsformular. Wenn keine Überschrift angegeben wird, fungiert der Name als Überschrift.

•      Terminvorschläge: Wählen Sie Termine für Ihr Treffen aus. Benutzen Sie dazu die Menüs oder klicken Sie auf das Kalendersymbol, um ein Werkzeug zur Datums­ein­gabe zu aktivieren. Die Zeitfelder können unausgefüllt gelassen wer­den. Sie kön­nen den Terminen eine Bemerkung hinzufügen, z.B. über den Ort oder die Dau­er des geplanten Treffens, die den Teilnehmern angezeigt wird. Klicken Sie auf [Terminvorschlag hinzufügen], wenn Sie mehr als drei Vorschläge machen möch­ten.

•      Zeitrahmen und Erinnerung: Tragen Sie Anfang und Ende der Abstim­mung ein. Die Teilnahme an der Terminabstimmung ist nur innerhalb des angegebenen Zeit­rahmens möglich. Geben Sie an, wann Sie an das Ende der Terminab­stimmung er­in­nert werden wollen.

•      Details zu Teilnahme und Benachrichtigung: Geben Sie an, ob Sie über jede einzelne Stimmabgabe in­for­miert werden wol­len. Sie können ferner den Teil­nehmern erlauben, weitere Teil­nehmer vorzu­schla­gen, und über einen Termin mit „Vielleicht“ abzu­stim­men (als zusätzliche Mög­lich­keit zu der Standardalternative Ja-Nein).

•      In der Abteilung ‚Teilnehmer‘ legen Sie die Teilnehmer sowie Einzelheiten zu deren Benachrichtigung fest.

•      Teilnehmer: Wählen Sie die Teilnehmer des Treffens aus (wie Sie auch die Mit­glieder eines Arbeitsbereichs auswählen würden). Sie können auch die E-Mail-Adressen von Personen angeben, die nicht registrierte Benutzer Ihres BSCW-Ser­vers sind; im Falle der Terminabstimmung können diese Personen teilnehmen, ohne sich als Benutzer zu registrieren. Wenn Sie eine Terminabstimmung in einem gemeinsamen Arbeitsbereich erzeugen, sind die Mitglieder des Arbeitsbereichs als Teil­nehmer standardmäßig vorausgewählt.

•      E-Mail-Sprache: Wählen Sie die Sprache aus, in der die automatische Einladungs-E-Mail abgefasst werden soll.

•      Persönliche Nachricht an die Teilnehmer: Tragen Sie wahlweise eine persönliche Nachricht für die ansonsten automatisch erzeugte Einladungs-E-Mail ein, die an alle Teilnehmer verschickt wird.

•      Klicken Sie auf [OK], um eine Vorschau des Abstimmungsformulars zu erzeugen. Die Vorschau bietet die Möglichkeit, noch Änderungen vorzunehmen oder die Termin­ab­stim­mung sofort zu starten: klicken Sie auf [Termin­abstimmung ändern] oder auf [Termin­abstimmung jetzt starten]. Klicken Sie auf [Zurück], wenn Sie mit der Vor­schau zufrieden sind und die Terminabstimmung zum vorgesehenen Anfangs­termin starten soll.

•      Wenn Sie die Terminabstimmung im vorigen Schritt gestartet haben und selbst Teil­nehmer sind, werden Sie als nächstes gebeten, über die Termin­vor­schläge abzustim­men, was weiter unten erläutert wird. Sie können hier auch die Teilnehmer­liste be­ar­beiten, indem Sie auf [Teilnehmer ändern] klicken.

Sie als Organisator können die meisten Details der Terminabstimmung ändern. Nachdem die erste Stimmabgabe erfolgt ist, können Sie allerdings die Termine und das Abstimmungs­sche­ma (‚Ja-Nein‘ oder ‚Ja-Nein-Vielleicht‘) nicht mehr ändern (dazu müssten Sie die Termin­ab­stim­mung zurücksetzen).

•      Wählen Sie   Ändern    Eigenschaften  im Aktionsmenü der Terminabstimmung und ändern Sie Name, Beschreibung, Ende der Abstimmung, Einzelheiten der Teil­nahme und Benachrichtigung sowie die Teilnehmer. Geben Sie wahlweise eine persönliche Nachricht ein, die den Benachrichtigungen der Teilnehmer einer laufenden Termin­ab­stim­mung bei­gefügt werden.

•      Klicken Sie auf [OK], damit die Änderungen in Kraft treten. Alle Teilnehmer einer laufenden Terminabstimmung werden über die Änderungen benachrichtigt, neue Teil­nehmer werden eingeladen und Teil­neh­mer, die Sie ausgeladen haben, werden davon informiert.

Sie können eine Terminabstimmung, die noch nicht begonnen hat, jederzeit starten.

•      Wählen Sie   Öffnen  im Aktionsmenü der Terminabstimmung oder klicken Sie auf den Eintrag der Terminabstimmung in der Ordnerübersicht. Klicken Sie dann im Akti­ons­formular auf [Terminabstimmung jetzt starten].

Wenn ein Teilnehmer neue Teilnehmer vorschlägt und dies von Ihnen bestätigt werden muss (hängt von der Konfiguration Ihres BSCW-Servers ab), erhalten Sie eine E-Mail-Nach­richt, die einen Verweis enthält, der Sie direkt zu dem Aktions­formular führt, in dem Sie die neuen (und auch weitere) Teilnehmer einladen können.

•      Das Aktionsformular ‚Teilnehmer‘ zeigt die derzeitigen Teilnehmer an. Sie können neue Teilnehmer hinzufügen und existierende Teilnehmer entfernen.

•      Geben Sie wahlweise eine persönliche Nachricht an, die den Einladungen neuer Teil­nehmer und den Benachrichtigungen ausgeladener Teilnehmer hinzugefügt wird. Klicken Sie auf [OK], wenn Sie fertig sind.

Sie als Organisator können eine E-Mail-Nachricht an die Teil­neh­mer einer laufenden Termin­abstimmung ver­sen­den.

•      Wählen Sie   Senden an    Teilnehmer  im Aktionsmenü der Terminabstimmung, geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf [OK]. Sie können die Nachricht an alle Teilnehmer, alle Teilnehmer, die schon oder noch nicht abgestimmt haben, schicken oder die Empfänger der Nachricht unter den Teilnehmern auswählen.

Beachten Sie, dass nicht nur der Organisator, d.h. der Erzeuger der Terminabstimmung, son­dern auch der Manager des Arbeitsbereichs, der die Terminabstimmung enthält, eine Termin­abstimmung ändern und Nachrichten an die Teilnehmer versenden kann.

Sie können sich die Abstimmungszeiträume von Terminabstimmungen auch auf einer Zeit­achse anzeigen lassen.

•      Wählen Sie  Anzeigen    Zeitachse  im oberen Menü eines Ordners, um eine Zeitachsen­darstellung aller Terminabstimmungen, die in dem Ordner enthalten sind, zu erzeugen.

•      Weitere Einzelheiten finden sich in 12.1.10 Aufgaben und Projekte auf einer Zeitachse anzeigen.