Erstmalige Anmeldung bei BSCW

Wenn Sie sich das allererste Mal bei BSCW anmelden, enthält Ihre persönliche Startseite eine Reihe von Widgets (z.B. Ihren persönlichen Arbeitsbereich, Ihr Adressbuch, Ihren persönlichen Kalender, den Mikroblog), aber diese Widgets zeigen wenige oder gar keine Einträge an. Falls Sie zu einem Arbeitsbereich eingeladen wurden, haben Sie zumindest ein konkretes Beispiel, wie Zusammenarbeit in BSCW aussieht. Andernfalls ist Ihr persönlicher Arbeitsbereich („Arbeitsbereiche von Ihr-Benutzername“) leer und Sie mögen sich fragen, wie Sie mit BSCW anfangen sollen.

Der einfachste Beginn ist die Erzeugung eines eigenen Arbeitsbereichs, den Sie mit anderen Benutzern teilen:

•      Wählen Sie  Datei    Neu    Arbeitsbereich  im oberen Menü oder klicken Sie auf Neuer Arbeitsbereich in der Schnellstartleiste. In der Abteilung ‚Allgemeines‘ geben Sie Namen und wahl­weise Tags und eine Beschreibung des neuen Arbeits­bereichs ein. Namen unterliegen Beschränkungen hinsichtlich der Verwendung von Sonderzeichen, auf die Sie ggf. hingewiesen werden. Tags sind frei vergebene Schlagwörter, unter denen Sie oder andere Benutzer den Ar­beits­bereich wiederfinden möchten.

•      In der Abteilung ‚Allgemeines‘ können Sie ferner eine Vorlage für die Unter­ordner­struktur des neuen Arbeitsbereich wählen. Möglicherweise stehen solche Vorlagen für Ihren BSCW-Server zur Verfügung. Für den Augenblick können Sie es mit der Aus­wahl ‚keine Vorlage‘ belassen.

Schließlich können Sie bestimmte gemeinsame Objekte für Ihren neuen Arbeits­be­reich automatisch erzeugen lassen: eine Startseite, einen Gruppenkalender, eine Kon­taktliste, einen Ordner für das Hochladen per E-Mail, einen Vorlagen­ordner und einen eigenen Papierkorb. Treffen Sie Ihre Auswahl durch Ankreuzen der betreffenden Auswahlkästchen.

Hinweis: Der eigene Papierkorb des Arbeitsbereichs nimmt alle Objekte auf, die durch die Mitglieder aus dem Arbeitsbereich entfernt werden. Nur der Manager des Arbeitsbereichs und der Erzeuger können Objekte aus dem Papierkorb zurücklegen oder sie endgültig löschen. Der Papier­korb selbst kann nicht mehr entfernt werden, die Einrichtung ist unwiderruflich.

•      Gehen Sie nun zur Abteilung ‚Mitglieder‘ des Aktionsformulars und wählen Sie die künf­tigen Mitglieder des Arbeitsbereichs aus:

•      Wählen Sie ‚E-Mail-Adresse oder Benutzernamen eingeben‘ aus dem Menü, geben Sie die E-Mail-Adressen von Benutzern an, die schon auf Ihrem BSCW-Ser­ver registriert sind (Sie kennen vermutlich nicht ihre genauen Benutzernamen) oder von Benutzern, die Sie zur Registrierung auf Ihrem BSCW-Server einladen wol­len (wenn Sie zum Einladen neuer Benutzer autorisiert sind oder der Server Selbstregistrierung erlaubt) und drücken Sie auf [Hinzu­fügen].

•      Alternativ wählen Sie die Option ‚Nach BSCW-Benutzern suchen‘ und geben einen Suchbegriff ein, der Teil eines Benutzernamens sein soll. Wählen Sie Be­nut­zer aus den Suchergebnissen aus und drücken wiederum auf [Hinzufügen]. Sie kön­nen beide Methoden auch kombinieren.

•      Wählen Sie die gewünschte Rolle, z.B. ‚Mitglied‘, für die Mitglieder Ihres Ar­beits­bereichs und ge­ben Sie wahlweise einen Einladungstext an, wenn Sie Mit­glieder zur Registrierung eingeladen haben. Dieser Einladungstext wird Ein­la­dungs-E-Mails hinzugefügt, die an diese Mitglieder verschickt werden.

•      Bei den Abteilungen ‚Dokumentfreigabe‘ und ‚Automatische Versionierung‘ geht es um die Fest­legung eines Freigabeprozesses und der automatischen Versionierung für die Do­ku­mente des neuen Arbeitsbereichs. Diese Abteilungen des Aktionsformulars können Sie zunächst unbeachtet lassen.

•      Klicken Sie auf [OK], um den neuen Arbeitsbereich zu erzeugen.

Öffnen Sie den neuen Arbeitsbereich, laden Sie Dokumente hoch, die Sie mit den anderen Mitgliedern teilen wollen, erzeugen Sie ein neues Diskussionsforum innerhalb des Arbeits­be­reichs oder berufen Sie ein Treffen im Kalender des Arbeitsbereichs ein.

Für eine detailliertere Einführung in gemeinsame Arbeitsbereiche siehe 4.1 Arbeitsbereiche erzeugen und verwalten.

Hinweis: Verwechseln Sie nicht Arbeitsbereiche und Gemeinschaften. Wenn Sie mit BSCW an­fangen, werden Sie aller Voraussicht nach Arbeitsbereiche erzeugen wollen und nicht Ge­mein­schaften. Gemeinschaften sind für sehr große Benutzergruppen mit gemeinsamen Inter­es­sen gedacht und haben ihre Beschränkungen, was die Gestaltung der Zugriffsrechte angeht.