Dokumente in BSCW hochladen und ändern

Sie können eine Datei von Ihrem lokalen Rechner in einen Ordner des BSCW-Servers hoch­la­den. Dort wird die Datei als Dokument behandelt. Für Browser mit eingebauter Datei­über­tra­gungs­funktion („file upload“; z.B. Chrome, Firefox, Internet Explo­rer, Opera oder Safari) ist keine zusätzliche Soft­ware zum Hochladen in BSCW erforderlich.

Wenn Sie jedoch häufiger große Dokumente oder eine Vielzahl von Dokumenten hochladen, soll­ten Sie die Verwen­dung der browserunabhängigen BSCW-Hilfen zum Hochladen von Do­ku­menten in Betracht ziehen (für Einzelheiten siehe 13.5 Hilfen zum Hochladen von Dokumenten).

Für das Hochladen von Dokumenten mit dem Browser

•      wählen Sie  Datei    Neu    Dokument  im oberen Menü.

Sie können Ihre Angaben zum Dokument nachträglich wieder ändern, indem

•      Sie Aktion  Ändern    Eigenschaften  im Ak­tions­menü des Dokuments aufrufen.

Beide Aktionen benutzen im wesentlichen dasselbe Aktions­for­mular, das aus vier Abteilun­gen besteht.

o  Allgemeines: Angabe von lokaler Datei zum Hochladen (entfällt beim Ändern), Na­me, Tags und Beschrei­bung des Dokuments.

o  Freigabe (nur für Manager): Festlegung eines Freigabeprozesses für das Dokument, der von den allgemeinen Regeln für den Ordner, in dem das Dokument erzeugt wird, abweicht (siehe 12.3 Dokumentfreigabe).

o  Automatische Versionierung (nur für Manager): Festlegung einer Versionierungs­vor­schrift für das Dokument, die von den allgemeinen Regeln für den Ordner, in dem das Dokument erzeugt wird, abweicht (siehe 8.3.6 Automatische Versionierung).

o  Attribute: Angabe von Metadatenattribute für das Dokument.

Allgemeines

•      In der Abteilung ‚Allgemeines‘ wählen Sie im Feld ‚Lokale Datei‘ über [Durch­su­chen…] eine Da­tei Ihres lokalen Dateisystems zum Hochladen aus. Der Name der aus­gewählten Datei wird auto­ma­tisch in das Feld eingetragen. In BSCW gilt derselbe Dateiname, sofern Sie kei­nen neuen Namen im Feld ‚Name‘ vergeben. Wählen Sie einen Dokument­namen, der den Inhalt des Dokuments für die anderen Mitglieder des Arbeitsbereichs treffend be­schreibt.

Das Suffix im Dokumentnamen (z.B. .doc), das auf man­chen Plattformen den Datei-Typ anzeigt, sollte beibehalten wer­den, da es die Erkennung des Datei-Typs er­leich­tert, wenn das Dokument von anderen Mit­gliedern des Arbeitsbereichs wieder her­unter­geladen wird: der BSCW-Dokument­name wird standardmäßig als lokaler Datei­name verwendet!

Hinweis: Ab BSCW Version 5.1 darf für die Namen von Doku­menten (und Ord­nern) nur ein eingeschränkter Zeichensatz verwendet werden. Dies dient einer ver­bes­ser­ten Kompatibilität mit den Restriktionen verschiedener Betriebssysteme (z.B. beim Her­unter­laden von BSCW-Dokumenten). Wenn Sie neue Dokumente ins System ein­stel­len, werden Sie auf einen ungültigen Namen hingewiesen (z.B. wenn er eines der Zei­chen \ * : ? / < > | " enthält). In diesem Fall müssen Sie den Namen korrigieren, bevor Sie das Dokument einstellen können.         
Ungültige Namen bereits bestehender Dokumente oder Ordner aus einer älteren BSCW-Version werden nicht verändert, es sei denn, dass Ihr BSCW-Administrator dies veranlasst oder Sie diese Dokumente duplizieren z.B. durch Kopieren.

•      Im Feld ‚Tags‘ können Sie frei wählbare Schlagwörter eintragen, die das neue Doku­ment cha­rak­terisieren. Diese Schlagwörter können beim Suchen verwendet werden. Mehrere Tags wer­den durch Leerzeichen getrennt. Es wird nicht zwischen Groß- und Klein­buchstaben unter­schieden.

•      Im Feld ‚Beschreibung‘ können Sie eine Beschreibung des Dokumentinhalts bzw. An­wei­sun­gen, wie es zu benutzen ist, eingeben.

•      Sie können die Qualität des Dokuments bewerten, indem Sie eine der angebotenen Be­wer­tungen auswählen. Die Bewertung können Sie nachträglich mit Aktion  Ändern    Be­wer­ten  ändern. BSCW zeigt alle Bewertungen auf der Info-Seite des Dokuments an; der mitt­lere Wert aller Bewertungen (Median) wird in der Spalte ‚Wert‘ des Doku­ment­ein­trags mit einem Symbol dargestellt (bei nur zwei Bewertungen wird der Mittelwert ge­nom­men).

•      Der Dateityp des Dokuments wird normalerweise vom Web-Browser richtig erkannt und zugewiesen ((Stan­dard­einstellung). Sie können den Dateityp auch selbst angeben, indem Sie einen Datei­typ aus dem angebotenen Menü auswählen. Sollte der korrekte Dateityp nicht angeboten werden, können Sie den zugehörigen MIME-Typ (standardi­sierte Bezeichnung für Dateitypen im Internet) auch explizit eingeben. Die Info-Seite eines Dokuments zeigt den MIME-Typ an.

Gleichermaßen wird das Kodierungsverfahren, falls verwendet, korrekt erkannt. Nur in Ausnahmefällen müssen Sie das Kodierungsverfahren in dem entsprechenden Feld explizit angeben. Sie können den Dateityp und die Kodierung später mit Aktion  Ändern    Eigenschaften  im Aktionsmenü des Dokuments wieder ändern.

Attribute

•      In der Abteilung ‚Attribute‘ können Sie Metadatenattribute für das neue Dokument an­geben. Diese Attribute können beim Suchen verwendet werden. Die Standard-Attri­bu­te sind in zwei Gruppen angeordnet. Die erste Gruppe enthält Kategorie und Priorität; diese beiden Attribute werden in der Ordner­über­sicht angezeigt, wenn die An­zeige der ent­spre­chen­den Spalten über  Ansicht    Spalten  im oberen Menü aktiviert ist. Die zweite Gruppe ent­hält Attribute zur Klassifikation von Dokumenten nach dem Dublin-Core-Standard (siehe 3.9.1 Metadatenprofile); bei diesen Attributen kön­nen Sie weitere Werte hin­zu­fügen, indem Sie auf Hinzufügen klicken.

Sie können später auch eigene Attribute definieren, die Sie in einem neuen oder geän­der­ten Metadatenprofil zusammenfassen und dem Dokument zuweisen (für Einzel­heiten siehe 3.9.1 Metadatenprofile).

•      Klicken Sie auf [OK], um das Dokument hochzuladen oder die Änderungen, die Sie an dem Dokument vorgenommen haben, wirksam werden zu lassen.

Achtung: Wenn Sie in einem Ordner ein neues Dokument ablegen, das denselben Namen und den­selben Dateiyp wie ein vorhandenes Dokument hat, wird das vorhandene Dokument ohne Rückfrage überschrieben. Um dies zu verhindern, können Sie das Dokument sperren:

•      Wählen Sie Aktion  Zugang    Sperren  im Aktionsmenü des Dokuments, um eine (nach­träg­lich entfernbare) Sperre zu setzen.

Wenn das betreffende Dokument unter Versionskontrolle steht, wird es nicht über­schrieben, son­dern es wird automatisch eine neue Version erzeugt.

Hinweis: Dokumente, die Sie in einen gemeinsam genutzten Arbeitsbereich hochladen, gehö­ren nicht Ihnen, dem Erzeuger, sondern dem Eigentümer des Arbeitsbereichs. Der von diesen Do­ku­menten belegte Plattenplatz wird demnach auch dem Eigentümer dieses Arbeitsbereichs zu­gerechnet. Wenn die Plattenplatzüberwachung für Ihren BSCW-Server (‚Quota-System‘) akti­viert ist, kann das Hochladen umfangreicher Dokumente durch die Mitglieder eines Arbeitsbereichs für den Eigentümer zu Problemen wegen Überschreitung des zugestandenen Plattenplatzes führen. Der Eigentümer eines Arbeitsbereichs ist in aller Regel auch der Mana­ger und kann in dieser Eigenschaft natürlich bei Problemen Dokumente auch wieder löschen. Wenn die Platten­platz­über­wachung für Ihren BSCW-Server aktiviert ist, wird der von Ihnen be­legte Plattenplatz auf der Info-Seite Ihres persönlichen Arbeitsbereichs (‚home folder‘) an­gezeigt. Die Info-Seite rufen Sie mit  Datei    Information  auf.