Das Suchformular

Das Suchformular besteht aus einer oberen Zeile, wo Sie den Suchbereich angeben, und in seinem unteren Teil aus einer Anzahl von geschachtelten Suchausdrücken, die als Kästen dargestellt werden und die jeweils einige Suchkriterien umschließen.

Ein Suchausdruck kann vom UND- oder vom ODER-Typ sein, d.h. dass ein Objekt, das dem Such­ausdruck genügt, entweder alle seine Kriterien erfüllen muss (UND) oder min­des­tens eine (ODER). Ein Suchkriterium kann entweder ein einfaches Kriterium sein, die z.B. ver­langt, dass der Name der gesuchten Objekte die Zeichenkette „bscw“ enthält, oder selbst ein Suchausdruck sein, woher die Schachtelung der Suchausdrücke rührt. Ein einfaches Such­kriterium kann auch negiert werden, wodurch z.B. verlangt wird, dass der Name der gesuch­ten Objekte nicht die Zeichenkette „bscw“ enthält. Auch Suchausdrücke können negiert wer­den – mit Ausnahme des Suchausdrucks auf oberster Ebene.

Einfache Suchkriterien können sich auf sämtliche Metadaten von Objekten beziehen und bei Dokumenten auf ihren Inhalt. Im einzelnen können sich Suchkriterien beziehen auf

o  allgemeine Objektattribute wie Name, Beschreibung, Tags oder BSCW-Objekttyp,

o  Inhalt und spezifische Attribute von Dokumenten wie Dateiyp oder Dublin-Core-At­tri­bute,

o  Ereignisse, die sich mit einem Objekt ereignet haben,

o  spezielle Metadatenattribute von einzelnen Objekttypen wie Organisation und E-Mail-Adresse bei Kontakten oder Aufgaben bei Laufmappen. Hier kann auch auf benutzer­definierte Metadatenattribute Bezug genommen werden.

Als Beispiel ist in Abbildung 9 eine Abfrage dargestellt, die nach allen Objekten in Ihren Ar­beits­bereichen sucht, deren Name oder Tags die Zeichenketten „Einführung“ und „BSCW“ enthalten und die von den Benutzern „koch“ oder „ruland“ erzeugt worden sind.

Abbildung 9: BSCW-Suchformular

Sie beginnen das Ausfüllen des Suchformulars mit der Auswahl des Suchbereichs aus dem angebotenen Menü:

o  aktueller Ordner,

o  aktueller Arbeitsbereich, d.h. der ‚kleinste‘ Arbeitsbereich, der den aktuellen Ordner ent­hält, wobei es sich um den Arbeitsbereich handelt, von dem der aktuelle Ordner seine Mitglieder erbt (wird nur angeboten, wenn er sich vom aktuellen Ordner unter­scheidet),

o  alle Ihre Arbeitsbereiche,

o  das gesamte System einschließlich Ihrer Zwischenablage, Ihres Papierkorbs und Ihres Kalenders oder

o  der Bereich, in dem Sie das letzte Mal gesucht haben, wenn er sich von den oben­stehen­den unterscheidet. Dieser Bereich wird durch ein angefügtes (*) kenntlich ge­macht.

Wenn Sie noch nie eine Suche durchgeführt haben, beginnen Sie im Suchformular mit der Standardabfrage, die aus einem UND-Ausdruck mit dem einzigen Kriterium ‚Name‘ besteht. Wenn Sie schon einmal gesucht haben, wird Ihnen als Ausgangspunkt im Suchformular Ihre letzte Abfrage präsentiert.

Sie bearbeiten eine Abfrage, indem Sie einem Suchausdruck neue Kriterien oder unter­ge­ordnete Suchausdrücke hinzufügen, Werte in Suchkriterien eintragen sowie Such­kriterien und -ausdrücke zu negieren, entfernen oder verschieben.

Wir be­schrei­ben zunächst die in der Kopfzeile eines Suchausdrucks angebotenen Funktionen und gehen dabei von links nach rechts vor:

•      Mit dem kleinen Dreieckssymbol ausblenden am linken Rand der Kopfzeile können Sie die ein­zelnen Suchkriterien des Suchausdrucks aus- und wieder einblenden (nicht für den Suchausdruck auf oberster Ebene verfügbar). Denselben Effekt erreicht man auch, wenn man irgendwo neben den Schaltflächen und Menüs auf die Kopfzeile klickt.

•      Das nächste Symbol positiv erlaubt die Negierung des gesamten Suchausdrucks. Bei Klicken auf dieses Symbol wechselt es zu negiert. Klicken auf dieses Symbol nimmt die Negierung wieder zurück. Auch einfache Suchkriterien können so negiert werden. (Ausnahme: Der Suchausdruck auf oberster Ebene kann nicht negiert werden.)

•      Bei dem Typ des Suchausdrucks kann man zwischen UND und ODER hin- und her­schal­ten, indem man das Dropdown-Menü direkt rechts neben der Angabe des logi­schen Typs des Ausdrucks verwendet.

•      Die Schaltfläche [Alle ausfüllen] ermöglicht es Ihnen, sämtliche Textfelder des Aus­drucks mit einer bestimmten Zeichenkette aus­zu­füllen. Sie können natürlich die Werte der Textfelder auch einzeln eingeben.

•      Mit dem Dropdown-Menü hinzufügen können Sie dem Suchausdruck häufig benutzte Such­kriterien wie Name, Beschreibung, Tags oder Inhalt und neue Suchausdrücke hinzu­fügen. An untergeordneten Suchausdrücken stehen der leere Ausdruck sowie zwei vor­konfigurierte Suchausdrücke zur Verfügung, die der Schnellsuche ‚alles‘ und ‚Do­ku­mente‘ im Suchfeld der Navigationsleiste entsprechen. Die Schnellsuche ‚Doku­men­te‘ wird nur an­geboten, wenn auf Ihrem BSCW-Server ein Indexierdienst instal­liert ist.

•      In dem folgenden Dropdown-Menü [Suchkriterien] können Sie dem Such­aus­druck Suchkriterien hinzufügen, die sich auf Attribute aus einer Gruppe von Me­ta­daten­pro­filen beziehen, die im rechts davon stehenden Profile-Menü ausgewählt wurden. An Profilgruppen stehen dabei zur Verfügung:

•      Systemprofile: die systemseitig vorgegebenen Metadatenprofile für die verschie­de­nen BSCW-Objekttypen.

•      Meine Profile: Metadatenprofile, die sich in Ihren per­sön­lichen Vorlagen befin­den.

•      Profile anderer Benutzer: Metadatenprofile von anderen Benutzern, mit denen Sie zusammen­arbeiten.

Näheres zu Metadatenprofilen finden Sie in 3.9.1 Metadatenprofile.

•      Die Schaltfläche [Grafik] im Suchausdruck auf oberster Ebene stellt die aktuelle Ab­frage in einem gesonderten Fenster grafisch dar. Diese Möglichkeit der grafischen An­zeige muss von Ihrem BSCW-Administrator aktiviert werden.

Wenn Sie nicht die Funktion [Ausfüllen] benutzen, müssen Sie die Eingabefelder der Such­kriterien Ihrer Anfrage einzeln ausfüllen. Bei Textfeldern (Name, Beschreibung, Tags, Inhalt usw.) können Sie auch mehrere Suchbegriffe eingeben und auch Teile von gesuchten Be­grif­fen. Beachten Sie dabei den folgenden Hinweis.

Hinweis: Bei der Suche mit textuellen Suchbegriffen gelten folgende Regeln, wobei als Bei­spiel die Do­ku­ment­suche nach Inhalt dient; dieselben Regeln gelten auch für ähnliche Fälle wie Objekt­suche nach Namen.       
Bei der Eingabe eines einzigen Suchbegriffs werden alle Dokumente gefunden, deren Inhalt diesen Suchbegriff als Teil eines Wortes enthält. Bei der Angabe von mehreren Such­begrif­fen, die durch Leerzeichen getrennt sind, werden alle Dokumente gefunden, deren Inhalt sämtliche Suchbegriffe als Teile von Wörtern enthält. Auf die Reihenfolge kommt es nicht an. Sollen Dokumente mit einer bestimmten Phrase gefunden werden, die auch Leerzeichen ent­hält, so ist diese Phrase in An­füh­rungs­zeichen einzuschließen.  
Nicht-alphanumerische Zeichen werden standardmäßig als das behandelt, was sie sind. Ist jedoch ein Indexierdienst auf Ihrem BSCW-Server installiert, werden diese Zeichen in Phra­sen exakt gesucht, in einfachen Suchbegriffen jedoch wie das Leerzeichen als Trenner inter­pre­tiert (mit Ausnahme von . und :).    
Es gibt keine Jokerzeichen für die Suche.  
Groß-und Kleinschreibung wird nicht unterschieden, auch nicht in Suchphrasen.

Sie können die Ausdrücke und Kriterien Ihrer Anfrage auch wieder entfernen und ver­schie­ben. Dazu gehen Sie wie folgt vor.

•      Sie entfernen ein Kriterium oder einen Ausdruck, indem Sie auf das Symbol entfernen am rechten Rand eines Kriteriums oder der Kopfzeile eines Ausdrucks klicken. Für den Suchausdruck auf oberster Ebene bedeutet diese Operation, dass sämtliche enthaltenen Kriterien und Ausdrücke entfernt werden. Beachten Sie, dass diese Operation nicht rückgängig gemacht werden kann.

•      Sie können Kriterien und Ausdrücke umordnen, indem Sie sie bei gedrückter Maus­taste mithilfe des Symbols verschieben (links von entfernen) an die gewünschte Stelle ziehen. Auf diese Weise können Sie ein Kriterium oder einen Ausdruck auch in das Innere eines anderen Ausdrucks oder aus einem anderen Ausdruck heraus auf eine höhere Ebene verschieben.

Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer Suchabfrage fertig sind,

•      klicken Sie auf [OK], um die Suche zu starten. Die Suchergebnisse werden Ihnen in einem temporären Suchordner angezeigt.

Bitte beachten Sie, dass die Suche im Inhalt von Dokumenten nur reine Text- und HTML-Dokumente (MIME-Typ text/plain und text/html) einschließt, wenn auf Ihrem BSCW-Server kein Indexierdienst installiert ist. Dies erkennen Sie daran, dass im Dropdown-Menü hinzufügen keine Schnellsuche nach Dokumenten als Suchausdruck angeboten wird. Ansonsten wen­den Sie sich an Ihren BSCW-Administrator.

Besonderheiten bei der Benutzersuche

Eine Suche nach Benutzern ist nur auf einer Mitgliederseite mit dem Suchfeld in der Naviga­tions­leiste möglich.

•      Wählen Sie die Art Ihrer Suche aus dem Suchmenü aus, das erscheint, wenn Sie auf das Dreieck  vor dem Suchfeld klicken: alles oder E-Mail.

•      Die Standardsuche („alles“) sucht nach allen Benutzern auf der Mitgliederseite, bei denen die Suchbegriffe im Benutzernamenamen, Nachnamen, Vornamen, in der An­gabe zur Organisation oder in der E-Mail-Adresse vorkommen. Eine Suche mit E-Mail findet alle Benutzer, bei denen die Suchbegriffe in ihrer E-Mail-Adresse vor­kommen.

•      Geben Sie Ihre Suchbegriffe ins Suchfeld ein und starten Sie die Suche. Die gefunde­nen Benutzer werden in einem temporären Suchordner an­gezeigt

Wenn Sie eine solche Abfrage nach Benutzern in einer Mitgliederseite bearbeiten (etwa mit  Datei    Abfrage bearbeiten  im oberen Menü des Suchordners) erhalten Sie das normale Such­formular und haben nun die Möglichkeit,

•      den Suchbereich auf Ihren ganzen BSCW-Server auszudehnen und

•      weitere benutzerspezifische Suchkriterien zu benutzen:

•      Im Dropdown-Menü hinzufügen können Sie noch das Such­kriterium Tags hinzu­fügen.

•      In dem nebenstehenden Dropdown-Menü [Suchkriterien] können Sie Such­krite­ri­en aus dem Systemprofil Kontakt hinzufügen, d.h. also Attribute, die Benutzer in ihre persönlichen Profile über  Optionen    Profil    Ändern  eintragen können.

Bedenken Sie bei einer Benutzersuche, dass bei den meisten Benutzern ‚Name‘ und ‚ E-Mail-Adresse‘ die einzigen verfügbaren Angaben sind, da das Ausfüllen des persönlichen Profils optional ist.