Neue Metadatenprofile definieren

Sie können die vom System vorgegebenen Metadatenprofile nach Ihren Bedürfnissen erwei­tern und Ihre eigenen Profile definieren. Ein benutzerdefiniertes Metadatenprofil ist dabei immer für einen gewissen BSCW-Objekttyp (z.B. Ordner, Dokument, Kontakt) bestimmt. Bei der Definition gehen Sie von dem Systemprofil des Objekttyps aus und kön­nen in be­lie­bi­ger Weise existierende Attribute streichen und eigene Attribute oder Grup­pen von Attri­buten de­fi­nieren.

Wenn Sie ein eigenes Metadatenprofil eines Container-Objekts (Ordner, Kontaktliste oder ähn­liches) erstellen, können Sie nicht nur die Attribute des Container-Objekts festlegen, son­dern auch die Metadatenprofile enthaltener Objekte festlegen. Beispielsweise können Sie ein Metadatenprofil „Verein“ definieren, das auf der Kontaktliste aufbaut und zusätzliche Attri­bute wie Adresse und Vereinsnummer hat, und dabei festlegen, dass die enthaltenen Kontakte das Metadatenprofil „Vereinsmitglied“ haben sollen, in dem Sie gewisse nicht benötigte Kon­takt­attribute streichen und zusätzliche Attribute definieren, die die Mitgliedschaft be­tref­fen wie z.B. Mitgliedsnummer oder Mitgliedsbeitrag.

Sie können neue Metadatenprofile auf zwei Arten erstellen. Sie erzeugen ein neues Meta­daten­profile explizit, indem Sie

•       Datei    Neu    Metadatenprofil  im oberen Menü Ihrer persönlichen Vorlagen oder eines Vorlagenordners wählen und im Untermenü den gewünschten Objekt­typ, z.B.  für Dokumente , bestimmen.

Metadatenprofile aus Ihren persönlichen Vorlagen stehen Ihnen überall zur Verfügung, Meta­daten­profile aus dem Vorlagenordner eines Arbeitsbereichs stehen Ihnen (und den anderen Mitgliedern des Arbeitsbereichs) nur dort zur Verfügung.

Sie erzeugen ein neues Metadatenprofil ad hoc bei der Zuweisung eines Profils, wenn Sie feststellen, dass die verfügbaren Profile für Ihren Zweck nicht ausreichen.

•      Wählen Sie   Ändern    Metadatenprofil  im Aktionsmenü eines Objekts. Wenn Ihnen die im Aktionsformular ‚Metadatenprofil‘ zur Auswahl stehenden Profile nicht aus­reichen, klicken Sie auf [Neues Metadatenprofil], um ein neues Metadatenprofil für den Objekttyp des aktuellen Objekts zu definieren.

Solche ad hoc definierten Metadatenprofile werden in Ihren persönlichen Vorlagen gespei­chert und stehen dann zur Zuweisung bereit.

Die sich anschließende Interaktion zum Definieren eines neuen Metadatenprofils ist in beiden Fällen gleich.

•      Im Aktionsformular ‚Neues Metadatenprofil‘ wird das Systemprofil des gewählten Objekt­typs bzw. des Objekttyps des aktuellen Objekts angezeigt, das Sie nun wie folgt bearbeiten können. Be­ach­ten Sie, dass ein Systemprofil wie das eines Ordners auch leer sein kann.

•      Geben Sie einen Namen für Ihr neues Metadatenprofil und eventuell noch eine Be­schreibung, die den Zweck des neuen Profils erläutert, ein.

•      In der Abteilung „Attribute und Gruppen“ des Formulars fügen Sie mit dem Drop­down-Menü [Hinzufügen] Ihrem Profil einzelne Metadatenattribute oder ganze Grup­pen von Attributen hinzu. Dabei können Sie aus Attributen und Attributgruppen vorhandener Metadatenprofilen auswählen.

Hinzugefügte Gruppen können anschließend bearbeitet werden. Sie können Ihrem neuen Profil mit der Auswahl ‚Leere Gruppe‘ auch eine leere Grup­pe hinzufügen, die Sie anschließend mit Attributen auffüllen. Vergessen Sie nicht, Ihrer neuen Attribut­gruppe einen Namen zu geben. Gruppen dienen der Strukturierung von Profilen und kön­nen auch geschachtelt werden.

Mit der Auswahl ‚Neues Attribut‘ definieren Sie Ihr eigenes Attribut mit Namen und Datentyp; kreuzen Sie an, ob das Attribut mehrere Werte haben kann.

•      Sie entfernen ein Attribut oder eine Gruppe, indem Sie auf das Symbol  am rechten Rand eines Attributs oder einer Gruppe klicken.

•      Sie können Attribute und Gruppen umordnen, indem Sie sie bei gedrückter Maus­taste mithilfe des Symbols  (links von ) an die gewünschte Stelle ziehen. Auf diese Weise können Sie ein Attribut oder eine Gruppe auch in das Innere einer anderen Gruppe oder aus einer anderen Gruppe heraus auf die oberste Ebene verschieben.

•      Wenn Sie ein neues Metadatenprofil für einen Container-Objekttyp (Ordner, Kontakt­liste oder ähnliches) definieren, hat das Aktionsformular noch eine Abteilung „Meta­datenprofil für neue Objekte“. Dort können Sie Metadatenprofile für die Objekte fest­legen, die in dem Container erzeugt werden, falls sie von den Systemprofilen ab­wei­chen sollen.

•      Wählen Sie einen Objekttyp aus dem Dropdown-Menü ‚Hinzufügen‘ aus, für den Sie ein benutzerdefiniertes Metadatenprofil angeben wollen.

•      In der nun erscheinenden Zuordnungszeile können Sie das Metadatenprofil aus­wählen, das Sie dem Objekttyp zuordnen wollen und das allen Objekten dieses Typs, die in dem aktuellen Container erzeugt werden, automatisch zugewiesen wird. Es werden alle Metadatenprofile für diesen Objekttyp angeboten, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Sie können diese Zuordnungen genauso wie in der Abteilung „Attribute und Grup­pen“ löschen und umordnen. Sie können die Zuordnung von enthaltenen Objekten zu Meta­daten­profilen auch später treffen, indem Sie das Metadatenprofil selbst ändern (siehe unten).

•      Klicken Sie [OK], um das neue Metadatenprofil in Ihren persönlichen Vorlagen oder einem Vorlagenordner zu speichern.

•      Wenn Sie das neue Metadatenprofil ad hoc definiert haben, kehren Sie zum Aktions­for­mular ‚Metadatenprofil‘ zurück und der Name des neuen Metadatenprofils er­scheint als Auswahl im Dropdown-Menü ‚Auswählen‘. Klicken Sie auf [OK], um die­ses Profil dem aktuellen Objekt als Metadatenprofil zuzuweisen.